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株式会社カレンコンサルティングのビジネスプロセス

業務モデリング Business Process Modeling

『現場の業務が見えるマネジメント』へ

企業の経営戦略・事業戦略を実行していくためには、企業の様々なリソースを効率的に活用することが重要です。理屈上は理解していても、現場がどのような業務フローで行われているかは、経営者や他部門からはなかなか見えにくいものです。
経営が見ても、誰が見ても、見る人によらず、業務の流れがわかること。それをきちんとしたルールに則って、かつシステムに置き換えやすいように業務の構築をする。これがビジネスプロセスモデリングです。

業務モデリングは全ての改革・改善のスタートライン

業務を可視化し、現場・経営者・システム設計者など誰が見ても業務の流れ(業務フロー)がわかるようにモデリングを行います。
本モデリングにより、業務プロセスのクリティカル要因が明確になることと、外部環境が変化した際に必要となる業務プロセスの変更をはじめ、業務をシステムに置き換える場合もスピーディーに対応可能になります。
可視化されたビジネスモデルは、内部統制への対応をはじめ、企業競争力の強化やコンプライアンス対応・強化、リスクマネジメント、EA(Enterprise Architecture)等に代表される情報システム化推進などで活用される有効な基本情報になります。
業務モデリングを行う際には、モデリングツールの iGrafx を用いています。

>> iGrafx

ビジネスプロセスモデリングから改善フロー
【業務モデリングから業務改善フロー】

業務プロセスモデリングから得られるメリット

可視化された業務プロセスからは、様々な問題点が顕在化してくると共に、下記のようなメリットが相乗効果として現れてきます。

メリット1:地に足の着いたコミュニケーション促進と組織活性化

基本はPDCAサイクル
部門内で問題が発生した場合、発生原因の特定を行い解決に努めますが、その際に業務プロセスを見ながら行うことで、より具体的な原因解明を行うことができます。
プロセスの処理自身に問題があるのか、ドキュメントやデータの受け渡しに問題があるのかが明確になり、どの部門が悪いではなく、何が原因かを探り、原因に対しての根本的解決策を見出すために、関係者が同じ業務プロセスを見ながら解決に向けてディスカッションを行うことで、コミュニケーション促進につながり、組織活性化になります。

メリット2:お互いの業務が見えてくる(部門間の連携がはかれ、関係性と生産性が向上)

業務は自部門内だけに留まらず、一連のフローとして前工程・後工程との関係性も見えてきます。
自部門の前工程である部門がどのような業務を行っているか、後工程も同じです。お互いの業務が見えてくると、業務の受け渡しのやり方を意識するようになります。
これらは結果的には、業務の効率化をはじめ、気持ち良く仕事が行える環境づくりにも通じ、部門間の関係性と生産性の向上に大きくプラス効果を発揮します。

メリット3:現場の問題発見力・問題解決力の向上

日々の業務の中で、問題発生するリスクが潜在的に潜んでいるか問題発見力と、問題が発生した場合にどのように対処をすれば良いか問題解決力が飛躍的に向上します。
業務プロセスは、ちょっとした工夫や改善のヒントを与えてくれるツールとも言えるでしょう。

メリット4:システムへの迅速かつ的確な対応

業務プロセスが明確になっていることより、システム発注・システム設計を行う際にスムーズに的確に対応ができるようになります。
情報システム部門や外部システムベンダーなど、部門内の業務を詳細に知らなくとも、業務プロセスを元に業務要件を提示できるようになります。
UMLを業務プロセスのモデリングに用いていることで、システムとの親和性を高めます。

メリット5:経営課題、組織課題が見えてくる

業務プロセスから問題発見が行え、原因の特定ができても、現場だけでは解決できない問題が残るケースがあります。
例えば、無理な生産計画など部門計画の原点は会社の経営計画です。現場のモチベーションに影響を与える処遇の問題は人事評価制度です。業務の受け渡しに問題がある場合でも、組織構造や業務分掌で定められており、更に制度と密接な関係もあります。
このように、現場だけでは解決できない問題は、経営課題や組織課題として残ります。この領域を解決することは経営者や本社部門、あるいは社外のコンサルティング会社かもしれません。現場がこのような課題を見出すことで、経営や組織を意識するようになり、目の前の業務と関連付けて考えることで、問題意識を醸成し、「考えて動ける人材」へのきっかけを作ることができます。
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